Визначення

«ERP-системою» ми називаємо єдину систему, що використовує загальну базу даних і комунікаційне середовище, систему функціональних інструментів, яка охоплює всі аспекти управління компанією і дозволяє співробітникам усіх відділів негайно отримувати всю інформацію, необхідну для виконання своїх обов’язків.

Всі дані, що стосуються однієї операції, зареєстровані в системі, повинні негайно, без додаткової обробки, відображатися в усіх сферах діяльності, пов’язаних з операцією, і негайно ставати доступними для всіх зацікавлених сторін.

Для подолання максимальної кількості проблем організації, контролю, прогнозування, планування та управління бізнесом бізнесмени та прикладні фахівці багатьох галузей розробили та продовжують розвивати системи ERP (Enterprise Resource Planning).

Точний переклад терміну – «система планування ресурсів підприємства». У Болгарії закріпився термін «система управління бізнесом».

ERP-концепція передбачає максимальне інформаційне ув’язування власних дій з діями клієнтів, постачальників, підрядників, конкурентів, державних органів та інших суб’єктів, потенційно пов’язаних з підприємством.

Основними поняттями є:

• Єдина база даних;
• Функціональна універсальність;
• Максимально можливі модифікації у разі зміни бізнесу та середовища;
• Повне та негайне використання всіх даних;
• Повна інформаційна зв’язаність усіх спеціалістів.

Висновок такий: навіть якщо для кожної області застосування працює окрема система, багато з них не можуть задовольнити сучасні вимоги ефективного управління бізнесом.

Будь-яка система, що реалізує концепцію ERP, повинна охоплювати такі функціональні області:

• Процедури та операції, пов’язані з реальними та потенційними клієнтами та постачальниками;
• Управління структурою та життєвим циклом кожного продукту чи послуги;
• Прогнозування, планування та звітність процесів створення продуктів і послуг компанії;
• Управління персоналом;
• Основні матеріальні та нематеріальні активи;
• Проекти та інвестиції;
• Бухгалтерський облік і фінансовий менеджмент;
• Бізнес аналіз і прийняття рішень.

Функціональність, пов’язана з клієнтами

Життєво важлива мета будь-якого підприємства – збільшення кількості задоволених клієнтів – визначає різноманітність даних про клієнтів і “розділів”, в яких вони переглядаються.

Необхідна інформація:

• Характеристики, звички та поведінка клієнта;
• Вимоги клієнта щодо умов поставки та вартості задоволення цих вимог;
• Завершені, поточні та очікувані операції;
• Торгова політика – ціни, знижки та багато іншого.

Для пакетів, що пропонують подібну функціональність, була встановлена ​​така класифікація:

• CRM (Customer Relationship Management) або «Customer Relationship Management» – збір і обробка інформації по кожному клієнту, в основному – про его вимоги і моделі поведінки;
• SCM (Supply Chain Management) або «Управління ланцюгами поставок» – процедури оптимізації процесу постачання клієнтам з використанням бізнес-інформації, спільної з партнером;
• OSL (Order processing, Sales and Logistics) або «Orders, sales and logistics» – прийом і підтвердження здійсненності замовлень, реалізація продажів відповідно до індивідуальної комерційної політики, забезпечення поставок в умовах, що швидко змінюються;
• E-commerce або «Електронна комерція» – здійснення торговельних операцій в режимі реального часу за допомогою Інтернету або інших мереж зв’язку.

Як бачимо, жорстких ліній поділу немає – функції кожного системного класу перетинаються з функціями інших. Вибір того чи іншого класу визначається специфікою кожної компанії.

Функціональність, пов’язана з постачальниками

Функції, які забезпечують відносини з нашими постачальниками, – дзеркальне відображення функцій, пов’язаних із клієнтами. Все сказане вище необхідно повторити «у зворотний бік». Однак слід виділити деякі особливості:

• Прогнозування загального дефіциту на основі: Обробки даних запасів кожного постачальника та його постачальників

• багатоваріантність оцінки зобов’язань різного ступеня підтвердженості;
• реальні складські залишки;
• Заплановані поставки з внутрішніх і зовнішніх джерел.

• Планування надходження – за видами закупівель, партіями та термінами;
• Вибір постачальників на основі багатьох критеріїв, які часто навіть важко оцінити, таких як надійність, гнучкість і т.д.
• Формування та відправка замовлень.

Загальною метою засобів цієї групи є мінімізація кількості та вартості запасів у всьому ланцюжку суміжних підприємств.

Життєвий цикл

Функціональність розглянутого напрямку бажана, але важкодосяжна. По суті, функціональність вимагає інтеграції всієї доступної CRM-інформації про вимоги та очікування ринку, про наші реальні та заплановані виробничі можливості, про стан і плани розвитку наших постачальників і конкурентів.

Напевно тому була встановлена ​​лише одна абревіатура: PLM (Product Lifecycle Management) або «Управління життєвим циклом продукції».

Продукти цього класу поєднують у собі CRM-технології, дизайн, моделювання, технічне виконання, аналіз якості, організацію поставок, виробничо-операційне обслуговування, аналіз реакції ринку, спільне використання та взаємозамінність продуктів тощо.

Виробництво

ERP-системи історично виникли з системи управління виробництвом. Функції управління виробництвом як невід’ємної частини ERP охоплюють усе, що пов’язано з описом структур продукту на різних етапах виробництва, загальним плануванням взаємопов’язаних замовлень, оцінкою наявності та рівня використання виробничих ресурсів, аналізом кількісних і якісних результатів виробництва.

На ринку доступні такі пакети функцій:

• BM (Bill of Materials) або «Bill of Materials» – формальний опис структури виробу. У процес розробки, крім матеріалів, конструкцій включають необхідні технологічні та людські ресурси, норми часу, варіанти технології та маршруту виробництва;
• MPS (Master Production Schedule) або «Загальне планування виробництва» – розміщення в часі та технологічному просторі кількох виробничих замовлень з метою досягнення певних результатів у певний момент часу;
• MRP (Material Requirements Planning) або «Планування матеріальних запасів» – оптимізація запасів сировини і матеріалів;
• CRP (Capacity Requirements Planning) або «Планування виробничого потенціалу.

Консолідація та розвиток вищевказаних функціональних пакетів послідовно призводить до:

• MRP II (Manufacturing Resource Planning) або «Планування виробничих ресурсів»;
• CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) або «Синхронізоване планування ресурсів з клієнтом».

Управління людськими ресурсами

Ця група функцій включає дані та процедури:

• Про людей, як ресурс виробництва – кваліфікаційні категорії, взаємозамінність, завантаження, індивідуальне значення окремих працівників у процесі виробництва;
• Психологічні аспекти персоналу – поведінкові профілі та сумісність у команді;
• Оплата праці – вимірювання та оцінка індивідуального трудового вкладу, формування та виплата заробітної плати;
• Управління кваліфікацією – визначення кваліфікаційних вимог на основі планів розвитку, формування та управління програмами професійної підготовки та перепідготовки, реалізація політики зайнятості компанії;
• Соціальні аспекти персоналу – визначені законом і програмами пільг компанії та соціальними програмами для працівників компаній та членів їхніх сімей.

Основні засоби

Розмежування функцій цієї групи є необхідним, оскільки в Болгарії вони традиційно недооцінюються, що призводить до обліку амортизації активів.

З точки зору ERP, наступне є особливо важливим:

• Використання кожного активу для різних технологічних цілей;
• Відокремлення понять «нарахована амортизація» від «ціна використання» у виробництві або в процесі надання послуг;
• Звіт про ступінь використання експлуатаційного та міжремонтного ресурсу кожного активу та пов’язані з ним оновлення, переоцінки, трансформації тощо;
• Аналіз економічної ефективності використання активів на основі поточної ринкової ціни активу-аналога та/або ціни виконання відповідних технологічних операцій зовнішніми виконавцями;
• Динамічна ринкова переоцінка активів;
• Застосування таких методів обліку амортизації, які стимулюють як ефективне використання активів, так і реінвестиції, що забезпечують модернізацію виробництва.

Собівартість

Функція ERP з цієї групи (CA – Cost Accounting) передбачає такі можливості:

Визначення повної вартості придбаних товарів і послуг;

Визначення точних значень елементів прямих витрат усіх засобів, що використовуються на кожному етапі виробництва;

Визначення точних значень прямих і непрямих витрат виробництва та їх багатокритеріальний розподіл між партіями різних виробів;

Контроль складових повної собівартості товарів і послуг в умовах застосування різних ресурсів у різних технологічних варіантах виробництва;

Підтримка характеристики центрів прибутку або витрат, розподіл і зважена оцінка непрямих доходів і витрат за окремими центрами прибутку і витрат; формування прибутково-збиткових балансів по кожному центру.

Проекти та інвестиції

Управління проектами (Project Management), як правило, асоціюється з:

– визначення загальних бюджетів для всіх періодів бюджетного планування та статей бюджету з метою подальшого порівняльного аналізу багатьох бюджетів різних проектів;

Формування окремих бюджетів на основі різного співвідношення доходів і витрат і різної структури, різної кількості бюджетних рівнів;

Методи та процедури звітності з різними ступенями автоматизації виконання окремих бюджетів;

Проектне планування та звітність: загальні та особливі умови, програми, календарні та мережеві графіки, вантажні та операційні потоки;

Методи та засоби багатокритеріального аналізу, ступені ризику, прибутковість інвестицій, створення та управління портфелем, аналіз та прогнози фондового ринку.

Облік і фінансовий менеджмент

Прийнято вважати, що функції бухгалтерського обліку та фінансового менеджменту (FM – Financial Management) добре відомі та розроблені в наших продуктах. Тому ми зупинимося лише на непопулярних можливостях, необхідних з точки зору ERP-концепції та особливо важливих для підприємств з мультинаціональним капіталом та/або структурою:

• Використання кількох різних структур планового обліку, кожна з яких відповідає будь-яким національним або функціональним вимогам;
• Одночасне проведення в різних планових бухгалтерських проводках, що відображають одну подію;
• Параметризоване перенесення вибраних рахунків-фактур з одного плану рахунків до іншого для цілей консолідованих звітів;
• Негайне, після підтвердження господарської операції, оприбуткування бухгалтерських регістрів, що забезпечує негайну багатоаспектну інтерпретацію всіх даних, сформованих однією господарською операцією;
• Складання облікових процедур, спрямованих не тільки на швидке закриття періоду, а й на оптимізацію типу «Що, якщо?».
• Перерахунок основної бухгалтерської та фінансової звітності в зазначену валюту за обраним курсом на дану дату;
• Підтримка прогнозних операцій і перетворення прогнозу в реальні операції, зі зміною дати та валюти або без неї;
• Розрахунок відсотків за зустрічними кредитними операціями;
• Надання користувачам генераторів балансу, післябалансу та фінансових звітів.

Бізнес аналіз

Функціональні можливості цієї групи, яку зазвичай називають BI (Business Intelligence), практично виправдовують усі перераховані вище варіанти.

В ERP-системах, як правило, функції бізнес-аналізу розподілені між усіма «прикладними» напрямками. Тому, як правило, мова йде про комерційні, маркетингові, виробничі, фінансові та ін.  аналізи.

Багато аналітичних звітів і прогнозів можна розділити на такі основні види:

• Фактичні – дані про конкретний інформаційний об’єкт або події;
• Хронологічні – дані про операції, пов’язані з класифікованими потоками ресурсів – вантажів, грошей і т.д.;

Оборот – зведені дані про секретні ресурси;

• Кореспондентські – дані про потоки ресурсів, класифіковані за факторами потоку;
• Порівняльні – за об’єктами та періодами часу – порівняння даних за обраними критеріями класифікації;
• Статистичні – агреговані дані про потоки, найчастіше спрямовані на визначення конкретних характеристик (упорядкування наборів);
• Баланс і після балансовий звіт;
• Каскадування – дані про послідовність (каскад) подій, які відбулися в результаті будь-якої конкретної події (рішень).

Вкрай важливо, щоб керівники вищого ешелону користувалися хоча б цими функціями без посередників.

Переваги ERP-системи

Багаторічна практика використання ERP системи довела наступні переваги:

• Комплексна переоцінка корпоративної організації, політик і практик у процесі впровадження цього класу продуктів;
• Усвідомлення взаємозв’язку між діями всіх співробітників;
• Підвищення якості управлінських рішень, як результат кращої інформованості;
• Швидке та адекватне реагування на зміни ринкових, технологічних та фінансових умов;
• Істотне скорочення затримок, перевантажень, нестач, відхилень від стандарту тощо;
• Покращення стягнення дебіторської заборгованості та рентабельності інвестицій;
• Здешевлення продукції та послуг;
• Більш ефективне використання ресурсів, активів і персоналу;
• Повний контроль над усіма процесами підприємства.

Кожна з цих переваг є фактором підвищення конкурентоспроможності та прибутковості підприємств.

Витрати на впровадження системи ERP

Оцінюючи інвестиції, необхідні для впровадження ERP-системи, користувачі, як правило, враховують лише ціну обраного програмного продукту та комп’ютерно-комунікаційну техніку. Насправді варто враховувати і багато інших, не очевидних витрат (пам’ятайте, це гроші):

• Підготовка нових методів управління та практичне застосування нових інструментів;
• Проектування додатків/систем;
• Відбір і перетворення існуючих даних;
• Здійснення експериментального застосування. Це застосування не повинне охоплювати певну підсферу діяльності (наприклад, бухгалтерський облік, маркетинг, управління запасами). Експеримент повинен охоплювати обмежену кількість технологічних ланцюжків, які проходять через усі прикладні сфери;
• Аналіз результатів дослідної експлуатації та корекція базової моделі;
• Документування нових робочих процедур;
• Архівація даних зі старих систем;
• Консультації в процесі проектування;
• Підтримка ПЗ за підпискою.

ERP менеджер

Використання ERP-концепції призвело до розуміння ролі нової людини в управлінні компанією. Одні називають його «ERP-менеджер», інші — «Адміністратор додатків». Назва посади не має значення. Важливо, хто ці люди і як вони можуть принести максимальну користь компанії.

ERP – менеджери:

• Вони можуть думати про всю компанію та про всі різноманітні процеси як про гармонійне ціле;
• Помічають тонкі «тріщинки» і за допомогою незначних, на перший погляд, змін можуть досягти великих результатів;
• Люблять скрізь «сунути носа» і задавати дивні запитання;
• Не визнають влади, але не вважають себе великими;
• Іноді виглядають неорганізованими, але, чомусь, люди поважають їх.

Такі люди потрібні, але жоден університет їх не готує. Компанія, яка їх потребує, повинна створити їх самостійно.

Чи потрібна вашій компанії система ERP?

Чи не здається ваш прибуток невиправдано низьким?

Чи приваблює конкуренція ваших старих і нових клієнтів?

Чи не здається, що комерційній політиці бракує гнучкості?

Чи не запізнюється постачання продукції і не бурчать клієнти?

Чи не надмірно висока собівартість продукту?

Чи не відбувається перевантаження одних матеріалів при одночасному дефіциті інших?

У вас таке відчуття, що частина персоналу лише симулює зайнятість?

Вам не здається, що ваша бухгалтерія обслуговує практично тільки державу?

Інколи вам не здається, що управління компанією вислизає з рук?

Якщо ви відповіли «так» на 3 або більше з цих питань, негайно приступайте до вивчення ринку систем управління бізнесом.

Передбачувані сюрпризи, пов’язані з ERP-системами

У процесі впровадження та експлуатації ERP-систем більшість керівників встановлюють, що:

• значна частина їхніх експертів «розмовляє різними мовами»;
• Керівники нижчої та середньої ланки через особисті інтереси тихо, але жорстко протидіють впровадженню нових методів та інструментів управління;
• Незалежно від «впроваджених» до теперішнього часу інформаційних систем: поки що «єдино можлива», а отже, «оптимальна» організація створення продукту чи послуги, по суті, виглядає досить хаотичною та невигідною;
• значна частина ключової інформації зберігається в “головах людей”;
• занадто багато рішень приймається інтуїтивно;
• значна частина «красивих» звітів і прогнозів не базується на реальних даних;
• занадто багато взаємопов’язаних внутрішніх стандартів суперечать один одному;
• реальні надлишки одних ресурсів і дефіцити інших досягли загрозливих розмірів;
• люди, які все ще перебувають у тіні «авторитетів», демонструють неабиякі професійні якості;
• Спочатку рекомендації консультантів відхилялися, потім сприймалися під тиском обставин, але тоді це була величезна трата часу, нервів і грошей;
• «Зекономлені» витрати на консультаційні послуги на початку стають значними втратами на наступному етапі;
• У процесі використання ERP-системи з’являються нові ідеї та реалізується все більше її можливостей;
• Дедалі важливішою стає роль спеціалістів у галузях управління, наприклад у певній професійній сфері.

Джерело: Cio.bg, 10.12.2002

Автор: Неделько Тодоров, д.ф.-м.н